Kur glabāt ārvalstu darbinieku dokumentus?

Ja ārvalsts darbinieks uz noteiktu laiku strādā Latvijā, pēc kuras valsts normatīvajiem aktiem ir jāsaglabā šī darbinieka dokumenti – Latvijas vai tās valsts, no kurienes darbinieks šeit ir atbraucis? Vai varbūt jāievēro abu valstu normatīvie akti? Pētām!

Mūsdienu darba vide ar tai raksturīgo “mobilitātes normalitāti” darba devējiem radījusi dažāda veida jaunus izaicinājumus. Viens no tiem saistīts ar personāla dokumentu glabāšanu. Ar vietējo darbinieku dokumentiem viss skaidrs – to glabāšanu un arhivēšanu esam apguvuši un jūtamies tajā droši. Bet ko iesākt ar ārzemniekiem, kuri te parādās, te atkal pazūd savā izcelsmes valstī? Vai viņu dokumenti glabājami un arhivējami, vai tikai īslaicīgi kontrolējami? Varbūt šo dokumentu likteni loģiski būtu uzticēt viņu mītnes valstīm?

Dažādi glabāšanas termiņi

Jāizšķir divu veidu personāla dokumenti. Pirmie ir ar stingri reglamentētu glabāšanas termiņu, un tie ir:

• personas darba vai dienesta gaitu apliecinoši dokumenti;
• grāmatvedības dokumenti par darbu un atlīdzību;
• ar darba drošību un nelaimes gadījumiem darbā saistīti dokumenti.

Otrie ir bez stingri reglamentēta glabāšanas termiņa.

Ar Arhīvu likumu valsts definē vispārīgos dokumentu glabāšanas principus. Likuma 3.pants noteic, ka likums attiecas uz ikvienu institūciju, kā arī šajā likumā noteiktajos gadījumos – uz privātpersonām, kuru īpašumā ir dokumenti ar arhīvisko vērtību.

Atbilstoši Arhīvu likuma 4.panta 1. un 2.daļai institūcijai ir pienākums noteikt, kuri no dokumentiem ir pastāvīgi glabājami, un kuri ir ilgstoši glabājami, un tad attiecīgi tos arī glabāt.

Savukārt privātpersonām – privāto tiesību juridiskajām vai fiziskām personām, kas veic saimniecisko darbību vai uz darba, uzņēmuma vai autora līguma pamata nodarbina citas fiziskās personas, kā arī personu apvienībām – atbilstoši Arhīvu likuma 5.pantam ir pienākums nodrošināt savas darbības rezultātā radīto un saņemto personas darba gaitu apliecinošu dokumentu ar arhīvisku vērtību glabāšanu. Šāda valsts noteikta pienākuma ietvaros uzņēmums kļūst par atmiņas institūciju, lai citas personas varētu pierādīt savu dzīvi valsts acīs – pierādīt, ka ir strādājušas un cik ilgi ir strādājušas.

Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem” 2.punkts uzskaita dokumentus ar arhīvisko vērtību, bet 6.punkts to glabāšanas termiņus:

No Arhīvu likuma un MK noteikumiem Nr.690 varam secināt arhivēšanas centrālo ideju: Latvija nediskriminē ārzemniekus – visi dokumenti ir glabājami un arhivējami vienlīdzīgi. Attiecīgi gadījumos, kad ārzemnieks ir darba, uzņēmuma līguma vai autora līguma attiecībās ar institūciju vai Latvijas uzņēmumu, uz viņu attiecināmie dokumenti ir glabājami un arhivējami Latvijā.

Kad dokumenti jāglabā ārvalstīs

Kā rīkoties ar ārzemnieku darba gaitu dokumentiem, kas rodas Latvijā ārpus minētajām attiecībām? Te izceļamas tādas nodarbinātības formas kā pārcelšana vienas komersantu grupas ietvaros, darba izpilde, nodrošinot starptautisku pakalpojumu, un darbinieku iznomāšana. Arī ārzemnieku hibrīda nodarbinātība Latvijā var radīt personas darba gaitas apliecinošus dokumentus. Būtiski, ka Latvijas puse, sagatavojot dokumentus, darbosies kā ārvalstu darba devēja pilnvarnieks un dokumenti būs izdoti tā vārdā. Tas nozīmē, ka dokumenti nav glabājami MK noteikumu Nr.690 kārtībā un tie būs tieši tikpat mobili kā pats ārzemnieks.

Latvijas puse saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (regula 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti) 5.panta 1.punkta e) apakšpunktu nedrīkst kļūt par šīs kategorijas ārzemnieku dokumentu glabātāju. Latvijas pusei personas darba gaitas apliecinošie dokumenti savstarpēju saistību ietvaros jānodod ārzemnieka darba devējam un jāglabā tikai tik ilgi, cik tas nepieciešams savu leģitīmo interešu aizsardzībai iespējama strīda gadījumā.

Daļā no šādas nodarbinātības gadījumiem Latvija būs šo personu darba gaitu apliecinošo dokumentu kontroles punkts. Tā tas ir gadījumos, kad uz Latviju pārcelti vai izpildīt darbu nosūtīti Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomikas zonas (EEZ) valstīs reģistrēto uzņēmumu darbinieki – ārzemnieki. Saskaņā ar Darba likuma (DL) 14.¹panta 6. un 7.daļu ES vai EEZ darba devējs, kas nosūta, iznomā vai pārceļ savu darbinieku uz Latviju, ir atbildīgs par ārzemnieka personāla dokumentu – darba līguma kopijas, darba laika uzskaites dokumentu, algas aprēķinu un izmaksas dokumentu – glabāšanu pie sava pilnvarotā pārstāvja uzrādīšanai Valsts darba inspekcijai (VDI) pēc pieprasījuma. Šie dokumenti glabājami Latvijā, to glabāšana uzrādīšanai ir ārvalstu darba devēja un nevis Latvijas puses pienākums, un tas ir spēkā vēl 2 gadus pēc ārzemnieka izceļošanas.

Cik ilgi personas darba gaitas apliecinošie dokumenti, kas nodoti ārzemnieka ārvalstu darba devējam, glabājami ārvalstīs? Kā labs piemērs var kalpot valsts, ko varētu saukt par precīzas, racionālas un efektīvas birokrātijas citadeli. Tā ir Vācija. Atbilstoši Vācijas nodokļu kodeksa 147.panta 1. un 3.daļai darba gaitas apliecinošie dokumenti darba devējam jāglabā 6 gadus, skaitot šo termiņu no darba attiecību izbeigšanas kalendārā gada beigām.

Grāmatvedības dokumenti par ārzemnieku darbu un atlīdzību glabājami Grāmatvedības likuma (GL) 28.panta 3., 4. un 5.punktā noteiktajā kārtībā. Glabāšanas ilgums būs atkarīgs gan no dokumenta radīšanas laika un veida, gan no tā, vai tas attiecināms tieši uz darbiniekam izmaksāto atlīdzību par darbu, kā arī no tā, vai dokuments vajadzīgs, lai uzraugošās iestādes varētu izsekot saimnieciskā darījuma norisei.

Daži piemēri:

• darba laika uzskaites tabeles glabājamas vismaz 5 gadus;
• darbinieku iesniegumi par atvaļinājumu piešķiršanu – 10 gadus, ja to datums ir 1999.gada 1.janvāris vai vēlāks, vai 75 gadus, ja agrāks;
• uzņēmuma vai autora līguma ietvaros veiktie maksājumi – ne mazāk kā 5 gadus.

Vienlaikus jāatzīmē, ka gadījumos, kad ārzemnieki veic darbu Latvijā un ir darba attiecībās ar ārvalstu darba devēju, grāmatvedības dokumenti par ārzemnieka darbu un atlīdzību, ja tādi Latvijā radušies, jāglabā divās valstīs vienlaicīgi – Latvijā saskaņā ar GL, un ārvalstīs saskaņā ar konkrētās valsts normatīvajiem aktiem. Tāpat Latvijā tie var būt glabājami arī kārtībā, kādu nosaka jau pieminētā DL 14.¹panta 6. un 7.daļa. Dokumentu glabāšana pie pilnvarotā pārstāvja Latvijā uzrādīšanai VDI un glabāšana ārvalstīs būs ārzemnieka darba devēja pienākums.

Piemēram, ja ārzemnieka darba devējs ir Vācijas uzņēmums, tad ar darba attiecībām un aprēķināto darba samaksu un nodokļiem saistītajiem grāmatvedības dokumentiem (piemēram, darba laika uzskaites tabelēm) vispārējais glabāšanas termiņš atbilst Latvijā noteiktajam glabāšanas termiņam un ir 10 gadi, skaitot šo termiņu no dokumenta izveides kalendārā gada beigām.

Ārvalstu darbinieki Latvijā var ciest arī nelaimes gadījumos. Neatkarīgi no tā, uz kāda pamata ārzemnieks Latvijā strādā, nelaimes gadījums darbā tiks izmeklēts atbilstoši Latvijas normatīvajiem aktiem. Saskaņā ar MK noteikumu Nr.950 “Nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas un uzskaites kārtība” 56.punktu aktu un izmeklēšanas materiālus darba devējs glabā 45 gadus. Pēc tam tos nodod arhīvā atbilstoši normatīvajiem aktiem par dokumentu glabāšanu un nodošanu arhīvā. Attiecīgi šie dokumenti glabājami Latvijā un to glabāšanas pienākums būs institūcijai vai Latvijas darba devējam. Gadījumā, ja ārzemnieks Latvijā tikai izpilda darbu, bet ir darba attiecībās ar ārvalstu darba devēju, tad dokumentu kopijas nosūtāmas glabāšanai arī ārzemnieka darba devējam.

Interešu aizsardzības mērķis

Pie personāla dokumentiem, kuru glabāšanas termiņi nav stingri reglamentēti, minami kandidātu CV, motivācijas vēstules, rekomendācijas vēstules, konkursa ietvaros izpildītie uzdevumi, karjeras plānošanas un ikgadējās novērtēšanas dokumenti, disciplinārlietas dokumenti, darbinieku sūdzības un tamlīdzīgi dokumenti. Paradoksāli, ka valsts nedz institūcijām, nedz uzņēmumiem šādu dokumentu glabāšanu nepieprasa, lai gan patiesībā vairums no tiem par darbinieku pasaka daudz vairāk nekā darba līgumi un amata apraksti. Tieši pretēji – atsevišķos gadījumos šie dokumenti jāiznīcina iespējami ātrāk.

Ja amata kandidāts nav izturējis konkursu, tad personāla dokumenti glabājami ne ilgāk par 6 mēnešiem. Turpretī, ja kandidātam smaidījusi veiksme – konkurss izturēts un darba līgums noslēgts, institūcijām un uzņēmumiem pašiem jānosaka šo dokumentu glabāšanas ilgums. Tas jānosaka individuāli. Par kritēriju var kalpot tas, cik ilga glabāšana nepieciešama uzņēmuma tiesisko interešu aizsardzībai. Jāievēro Vispārīgajā datu aizsardzības regulā paredzētais un dokumentus nedrīkst glabāt ilgāk par leģitīmā mērķa īstenošanai nepieciešamo termiņu. Atkal jāsaka, ka Latvija nediskriminē – iznīcināmi kā vietējo, tā arī ārvalstu darbinieku personāla dokumenti.

Ja ārzemnieks nav bijis nodarbināts, pamatojoties uz darba līgumu, autora līgumu vai uzņēmuma līgumu, kas noslēgts ar Latvijas institūciju vai uzņēmumu, tad šīs kategorijas dokumentu glabāšana ir ārvalstu darba devēja pienākums. Attiecīgi Latvijas puse tos pārsūta ārzemnieka darba devējam, bet pati glabā tikai tik ilgi, cik tas nepieciešams konkrētā jautājuma atrisināšanai vai pabeigšanai, vai, ja dokumenti var kalpot par pierādījumu strīdā starp ārzemnieku un Latvijas darba devēju, tad tik ilgi, cik nepieciešams savu leģitīmo interešu aizstāvībai tiesā.

Vienlaikus rūpējoties arī par vēsturisko atmiņu ir būtiski pieminēt, ka pirms jebkāda personāla dokumenta likvidēšanas ir jānosaka, vai attiecīgais dokuments atbilstoši Arhīvu likuma 8.pantā noteiktajam nav nododams arhīvam pastāvīgai glabāšanai.

Tātad, ja ārzemnieks ir darba līguma, uzņēmuma līguma vai autora līguma attiecībās ar Latvijas institūciju vai uzņēmumu, tad visi personāla dokumenti glabājami Latvijā atbilstoši normatīvajos aktos paredzētajam. Ja ārzemnieks ir darba attiecībās ar ārvalstu darba devēju un ir ieradies Latvijā izpildīt darbu Latvijas institūcijas vai uzņēmuma labā vai vadībā, tad ārzemnieka darba devējam jāglabā visi ārzemnieka personāla dokumenti, kas radīti ārzemnieka darba posmā Latvijā. Latvijas pusei dokumenti jāglabā tikai tad, ja to paredz Latvijas normatīvie akti vai tas nepieciešams leģitīmo interešu aizsardzībai iespējama strīda gadījumā. Pirmajā gadījumā jāglabā normatīvajos aktos paredzēto laiku, otrajā – ne ilgāk kā nepieciešams savu likumīgo interešu aizsardzībai.

Publikācija: itiesibas.lv