Publiskajos iepirkumos parasti tiek pieņemts, ka pasūtītājs jau pirms iepirkuma izsludināšanas zina, ko vēlas iegādāties, un spēj to aprakstīt tehniskajā specifikācijā. Taču sarežģītos projektos ar šo pieeju var nepietikt. Reizēm pasūtītājs skaidri apzinās sasniedzamo rezultātu, bet vēl nezina, kāds tehniskais, juridiskais vai finansiālais risinājums to ļaus vislabāk sasniegt. Šādās situācijās izmanto konkursa dialogu.

Kas ir konkursa dialogs

Lielas informācijas sistēmas, transporta infrastruktūras vai publiskās un privātās partnerības projekta gadījumā tirgus var piedāvāt vairākus būtiski atšķirīgus risinājumus. Pārāk detalizēta specifikācija var priekšlaikus izslēgt labākas alternatīvas, bet vispārīgas prasības – radīt nesalīdzināmus piedāvājumus. Tieši šādām situācijām Publisko iepirkumu likums (PIL) paredz konkursa dialogu – iepirkuma procedūru, kurā pasūtītājs kopā ar izraudzītajiem kandidātiem vispirms noskaidro piemērotāko risinājumu un tikai pēc tam aicina iesniegt galīgos piedāvājumus. Tā ir strukturēta un dokumentējama iepirkuma procedūra, kurā tirgus zināšanas tiek izmantotas, lai precizētu risinājumu, vienlaikus saglabājot konkurenci, vienlīdzīgu attieksmi un informācijas aizsardzību.

Šajā procedūrā dalība sākotnēji ir atvērta visiem ieinteresētajiem piegādātājiem, taču pašā dialogā piedalās tikai tie, kurus pasūtītājs pēc pieteikumu izvērtēšanas ir izraudzījies un uzaicinājis. Atšķirībā no atklāta konkursa kandidāti uzreiz neiesniedz galīgos piedāvājumus – vispirms notiek kandidātu atlase un dialogs par iespējamiem risinājumiem un tikai pēc tam tiek sagatavoti galīgie piedāvājumi.

Šī procedūra apvieno kandidātu priekšatlasi, kas raksturīga slēgtam konkursam, un iespēju apspriest iepirkuma aspektus, kas piemīt sarunu procedūrām. Tomēr konkursa dialogs nav tas pats, kas konkursa procedūra ar sarunām. Sarunu procedūrā pasūtītājs parasti jau zina, kādu risinājumu vēlas, un sarunas ir vērstas uz piedāvājumu uzlabošanu. Savukārt konkursa dialogā galvenais mērķis ir vispirms identificēt un formulēt atbilstošāko risinājumu, lai apmierinātu pasūtītāja vajadzības.

Piemērs

Ja pasūtītājs ir nolēmis, ka upes krastu savienošanai nepieciešams tilts, bet vēlas pārrunāt tā tehniskos parametrus un būvniecības modeli, piemērotāka būs konkursa procedūra ar sarunām. Savukārt, ja vēl jānoskaidro, vai konkrētās vajadzības efektīvāk apmierinās tunelis, tilts vai cits risinājums, kā to finansēt un sadalīt riskus, loģiskāka izvēle var būt konkursa dialogs.

Kad izmanto konkursa dialogu

Konkursa dialogs nav universāla procedūra jebkuram sarežģītam vai apjomīgam iepirkumam. PIL to ļauj izmantot konkrētos gadījumos:

  • ja pasūtītāja vajadzību nevar apmierināt, nepielāgojot jau tirgū pieejamus risinājumus;
  • ja līgums ietver projektēšanu vai inovāciju vai ja iepirkuma rakstura, sarežģītības, juridiskās vai finansiālās struktūras vai risku dēļ līgumu nevar piešķirt bez iepriekšējām sarunām;
  • ja tehnisko specifikāciju nav iespējams sagatavot pietiekami precīzi;
  • noteiktās situācijās pēc nesekmīga atklāta vai slēgta konkursa.

Praksē šos priekšnoteikumus var iedalīt trīs grupās:

  • tehniski sarežģīti un integrēti projekti – nestandarta informācijas sistēmas, transporta infrastruktūra vai risinājumi, kuros jāapvieno projektēšana, būvniecība, ieviešana un uzturēšana;
  • projekti ar sarežģītu juridisko vai finanšu modeli – koncesijas vai publiskās un privātās partnerības projekti, kuros būtiska ir finansēšanas kārtība, ilgtermiņa ekspluatācija un risku sadale;
  • inovāciju projekti, kuros gatavs risinājums tirgū vēl nepastāv vai esošie risinājumi būtiski jāpielāgo pasūtītāja vajadzībām.

Izšķirošs nav projekta nosaukums, vērtība vai sarežģītība. Galvenais jautājums ir, vai pasūtītājs objektīvi spēj pilnībā sagatavot iepirkumu bez tirgus iesaistes. Pasūtītājam pirms šīs procedūras izvēles būtu jāatbild uz praktisku jautājumu: vai risinājums objektīvi vēl jānoskaidro tirgū, vai arī iepirkuma dokumenti vēl nav pietiekami sagatavoti. Pirmajā gadījumā konkursa dialogs var būt piemērots, otrajā gadījumā – ne, jo tas neaizstāj rūpīgu iepirkuma plānošanu un nekompensē nepietiekami sagatavotus iepirkuma dokumentus.

Pasūtītājs bez dalībnieka piekrišanas nedrīkst pārējiem atklāt tā piedāvāto risinājumu vai citu konfidenciālu informāciju, tomēr uzņēmumam pašam rakstiski un pietiekami konkrēti ir jānorāda, kura informācija uzskatāma par komercnoslēpumu

Piegādātājam procedūras izvēle nav tikai pasūtītāja iekšējs jautājums. Ja iepirkuma priekšmets faktiski ir standarta prece vai pakalpojums, kuru var skaidri aprakstīt tehniskajā specifikācijā, konkursa dialoga izmantošana var būt apstrīdama. Tāpēc uzņēmumam jau sākumā jāizvērtē, vai dialoga procedūra patiešām ir nepieciešama risinājuma atrašanai, vai arī piemērotāka būtu cita iepirkuma procedūra.

Konkursa dialogs praksē

Procedūra sākas ar pasūtītāja vajadzības aprakstu un kandidātu atlasi. Lai gan detalizēta tehniskā specifikācija vēl var nebūt sagatavota, pasūtītājs nevar sākt no baltas lapas. Tam ir jānorāda sasniedzamais rezultāts, minimālās prasības, kvalifikācijas nosacījumi, vērtēšanas kritēriji, dialoga norise un, ja plānota kandidātu vai risinājumu skaita samazināšana, – arī tās kārtība. Tas uzņēmumam ļauj novērtēt savas izredzes un dalībai nepieciešamos resursus.

Pēc pieteikumu saņemšanas pasūtītājs pārbauda kandidātu kvalifikāciju un uzaicina izraudzītos kandidātus piedalīties dialogā. Tajā iespējams apspriest visas iepirkuma detaļas – tehnisko risinājumu, ieviešanas modeli, līguma noteikumus, finansēšanu, uzturēšanu, izmaksu aprēķinu un citus jautājumus. Dialogs var notikt vairākos secīgos posmos, pakāpeniski samazinot apspriežamo risinājumu skaitu, ja šāda kārtība un piemērojamie kritēriji ir iepriekš paredzēti iepirkuma dokumentos.

Tomēr dialoga elastība nenozīmē pilnīgu brīvību un nekontrolētas sarunas. Pasūtītājam jānodrošina vienlīdzīga attieksme pret visiem dalībniekiem. Tas nedrīkst kādam sniegt informāciju, kas rada nepamatotas priekšrocības, vai viena kandidāta risinājumu izmantot cita kandidāta piedāvājuma uzlabošanai. Informācija, kas var ietekmēt piedāvājumu sagatavošanu vai vērtēšanu, ir atbilstoši jādokumentē.

Dialogs turpinās līdz brīdim, kad pasūtītājs identificē vienu vai vairākus risinājumus, kas atbilst tā vajadzībām. Pēc tam dialogu slēdz un atlikušos dalībniekus uzaicina iesniegt galīgos piedāvājumus, kas balstās dialogā izstrādātajos un precizētajos risinājumos. Piedāvājumus vērtē, ņemot vērā gan cenu, gan kvalitāti. Tādējādi konkursa dialoga mērķis nav atrast vienkārši lētāko piedāvājumu, bet gan risinājumu, kas kopumā vislabāk atbilst pasūtītāja vajadzībām.

Uzņēmumam ieteicams dokumentēt dialoga gaitu – uzturēt risinājuma versiju vēsturi, fiksēt pasūtītāja sniegtās atbildes un izmaiņas pieņēmumos, kā arī skaidri sadalīt pienākumus starp projekta partneriem

Pēc galīgo piedāvājumu iesniegšanas iespējas turpināt sarunas ir ierobežotas. Pasūtītājs var lūgt piedāvājumu paskaidrot vai precizēt, kā arī ar izraudzīto pretendentu apstiprināt finansiālās saistības vai galīgos līguma noteikumus. Tomēr pasūtītājs nedrīkst mainīt piedāvājuma vai iepirkuma būtiskos aspektus. Ne pasūtītājs, ne pretendents nevar paļauties, ka pēc dialoga noslēguma, vērtējot galīgo piedāvājumu, neatrisinātus jautājumus vēl varēs brīvi pārrunāt.

Padoms uzņēmumiem

Konkursa dialogā uzņēmums nekonkurē tikai ar cenu – tas aktīvi piedalās piemērotākā risinājuma izstrādē. Dialoga gaitā jāspēj pamatot izvēlēto tehnisko, komerciālo un juridisko risinājumu, vienlaikus pielāgojot to pasūtītāja vajadzībām. Tāpēc pirms pieteikuma iesniegšanas jānovērtē ne tikai kvalifikācijas prasības, bet arī tas, vai pietiks cilvēkresursu un līdzekļu vairākiem dialoga posmiem, prezentācijām un galīgā piedāvājuma sagatavošanai.

Īpaša uzmanība jāpievērš konfidencialitātei. Dialoga gaitā var būt jāatklāj tehniskais risinājums, ieviešanas metodoloģija, cenu veidošanas principi vai cita komerciāli vērtīga informācija. Pasūtītājs bez dalībnieka piekrišanas nedrīkst pārējiem atklāt tā piedāvāto risinājumu vai citu konfidenciālu informāciju, tomēr uzņēmumam pašam rakstiski un pietiekami konkrēti ir jānorāda, kura informācija uzskatāma par komercnoslēpumu.

Tikpat svarīga ir iekšējā dokumentēšana. Pēc katras dialoga sesijas uzņēmumam ieteicams dokumentēt dialoga gaitu – uzturēt risinājuma versiju vēsturi, fiksēt pasūtītāja sniegtās atbildes un izmaiņas pieņēmumos, kā arī skaidri sadalīt pienākumus starp projekta partneriem. Šāda dokumentēšana palīdz nodrošināt, ka galīgais piedāvājums atbilst dialogā panāktajai izpratnei, un, ja nepieciešams, pamatot gan izvēlēto risinājumu, gan tā cenu.

Uzņēmumam turklāt laikus jānosaka savas komerciālās un juridiskās “sarkanās līnijas”. Dialogs var mainīt sākotnējo izpratni par iesaistīto pušu pienākumiem, atbildību vai pakalpojuma līmeni. Ja šo izmaiņu ietekme netiek savlaicīgi pārvērsta cenu modelī un līguma nosacījumos, uzņēmums var nonākt situācijā, kurā galīgā piedāvājuma cena vairs neatbilst uzņemtajiem riskiem. Pēc galīgā piedāvājuma iesniegšanas šo neatbilstību izlabot var būt par vēlu.

Vērtīgs, bet prasīgs instruments

Pareizi izmantots konkursa dialogs ļauj publiskajam sektoram iegādāties sarežģītus un inovatīvus risinājumus, ko nav iespējams pilnvērtīgi aprakstīt klasiskā tehniskā specifikācijā. Pasūtītājam tas dod iespēju pirms galīgo piedāvājumu saņemšanas izprast tirgus piedāvātās alternatīvas, bet uzņēmumam – iespēju pamatot ne tikai savu cenu, bet arī risinājuma kvalitāti un ilgtspēju.

Vienlaikus tā ir viena no prasīgākajām iepirkuma procedūrām abām pusēm. Pasūtītājam jāspēj skaidri definēt vajadzību, precīzi vadīt dialogu un aizsargāt dalībnieku informāciju, savukārt uzņēmumam – pārvaldīt resursus, dokumentēt pieņēmumus, aizsargāt savu profesionālo pieredzi, zināšanas un risinājumus, kā arī dialoga rezultātu savlaicīgi pārvērst kvalitatīvā piedāvājumā. Tāpēc konkursa dialogs nav izņēmums sarežģītam iepirkumam, bet mērķtiecīgs instruments situācijām, kurās pats risinājums vēl jāatrod tirgū dialoga ceļā.

Publikācija: ifinanses.lv