Šiuolaikinėje konkurencingoje rinkoje viešieji pirkimai daugeliui įmonių yra ne tik galimybė plėstis, bet ir išlikimo garantas. Tai vienas iš stabiliausių būdų užsitikrinti ilgalaikes pajamas, įsitvirtinti rinkoje ir sustiprinti reputaciją. Todėl kiekvienas žingsnis pirkimų procese tampa itin svarbus – nuo skaičiuoklėje įrašytos kainos iki mygtuko „Pateikti pasiūlymą“ paspaudimo. Tačiau ką daryti, jei klaida pastebima jau pateikus pasiūlymą? Arba jei situacija pasikeičia taip, kad įvykdyti sutartį taptų sudėtinga ar net neįmanoma? Nors pirkimų procedūros griežtos, tiekėjai turi tam tikrą – nors ir ribotą – „apsigalvojimo“ laisvę. Kur ši laisvė baigiasi ir kur prasideda atsakomybė?
Iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos tiekėjas – nevaržomas. Šiame etape galima atšaukti jau pateiktą pasiūlymą, jį pataisyti ar pakeisti – tiek dėl formalių klaidų, tiek dėl strateginių priežasčių. Iš esmės tai yra vienintelis laikas, kai sprendimo kontrolė iš tiesų priklauso tiekėjui.
Tiekėjams, kurie apsigalvoja dėl dalyvavimo sąlygų ar paties dalyvavimo, būtina veikti greitai – terminui pasibaigus, galimybės neribotai koreguoti sprendimus faktiškai išnyksta.
Taigi, svarbu suprasti, kad paskutinės minutės veiksmai šiuo atveju nėra tinkamiausias veikimo modelis. Centrinė viešųjų pirkimų informacinė sistema (CVP IS) netoleruoja nė sekundės vėlavimo – pasiūlymas, pateiktas viena sekunde per vėlai, laikomas nepateiktu ir, priešingai, pateiktas pasiūlymas po pasiūlymų pateikimo termino pabaigos momento nebegali būti atsiimamas. Todėl atsakomybė tiek už laiku pateiktus ir teisingus duomenis, tiek už galimybės atsiimti pasiūlymą įgyvendinimą šioje stadijoje tenka tik tiekėjui.
Po termino – korekcijos labai ribotos
Pasiūlymų pateikimo terminui pasibaigus tiekėjas netenka teisės keisti ar atsiimti pasiūlymo. Galimybė išlieka tik išimtiniais atvejais – kai būtina paaiškinti ar patikslinti smulkius netikslumus, kurie nekeičia pasiūlymo esmės ir neprieštarauja pirkimo sąlygoms.
Tai reiškia, kad kainos, techninių sprendimų, terminų ar kitų esminių elementų koreguoti nebegalima. Dar daugiau, jeigu pirkimo sąlygose aiškiai nurodyta, kad tam tikro dokumento nepateikimas lemia pasiūlymo atmetimą, jokių papildymų po termino padaryti taip pat nebebus galima, nors savo pobūdžiu jie ir nelemtų esminio pasiūlymo keitimo. Būtent dėl to pasiūlymo duomenų patikra prieš paspaudžiant mygtuką – ne formalumas, o realus rizikų valdymo įrankis.
Laimėjus pirkimą – trauktis nebėra kur
Kai tiekėjas pripažįstamas pirkimo laimėtoju, jo pasiūlymas tampa įsipareigojimu. Sutarties sąlygos negali būti keičiamos. Draudžiama koreguoti kainą, sąnaudas ar kitus esminius elementus, nustatytus pirkimo dokumentuose.
Atsisakymas sudaryti sutartį gali sukelti rimtas pasekmes. Jeigu pirkimo dokumentuose buvo reikalaujama pasiūlymo galiojimo užtikrinimo, realu, jog pervesta suma liks perkančiajai organizacijai.
Jeigu užtikrinimo nebuvo, tiekėjas vis tiek gali būti įpareigotas atlyginti žalą – pavyzdžiui, kainų skirtumą tarp jo pasiūlytos kainos ir kainos, už kurią galiausiai sutartis sudaryta su kitu tiekėju. Tai įmanoma todėl, kad nuo pasiūlymo pateikimo momento tarp tiekėjo ir perkančiosios organizacijos susiklosto ikisutartiniai santykiai, reglamentuojami Civilinio kodekso nuostatomis.
Teismų praktika rodo, kad čia svarbiausias – sąžiningumo kriterijus. Jeigu tiekėjas gali įrodyti, kad padarė viską, jog išvengtų objektyviai nenumatomų kliūčių, kurių neturėjo ir negalėjo žinoti pasiūlymo pateikimo metu, situacija vertinama individualiai. Tačiau įrodinėjimo standartas tokiu atveju yra ypač aukštas ir tiekėjams neretai nepavyksta to padaryti bei tenka prisiimti neigiamas atsisakymo sudaryti sutartį finansines pasekmes.
Viešieji pirkimai – ne žaidimų aikštelė
Viešieji pirkimai – tai ne tik galimybė laimėti kontraktą, bet ir įsipareigojimas veikti atsakingai. Mygtuko „Pateikti pasiūlymą“ paspaudimas nėra paprastas formalumas – tai sprendimas, sukuriantis teisinius santykius, kurie gali arba pasiteisinti, arba lemti reikšmingas pasekmes susijusias tiek su piniginiais klausimais, tiek su tiekėjo reputacija.
Todėl tiekėjams dar iki šio žingsnio būtina įvertinti ne tik savo techninę ir finansinę galimybę vykdyti sutartį, bet ir pasirengimą prisiimti atsakomybę.
Visgi, jeigu laimėjote pirkimą, tačiau objektyviai suprantate, kad sutartinių įsipareigojimų įvykdyti negebėsite – nedelskite. Kuo anksčiau bus pradėtas atviras dialogas su perkančiąja organizacija aiškiai ir pagrįstai nurodant susiklosčiusias aplinkybes bei įrodant, kad atsisakymą sudaryti sutartį lėmė objektyvios priežastys, tuo daugiau šansų išvengti ilgo ir brangaus ginčo.
