Viešųjų pirkimų įstatyme nustatyta, kad tiekėjas gali būti pašalinamas iš viešojo pirkimo procedūros, jeigu jis yra padaręs rimtą profesinį pažeidimą. Taip pat ir finansinės atskaitomybės bei audito teisės aktų pažeidimą, jei nuo jo padarymo dienos praėjo mažiau kaip vieni metai. Nuo Viešųjų pirkimų tarnybos šio klausimo išaiškinimo praėjo kiek daugiau nei treji metai, todėl dauguma įmonių supranta: jei nepateikė finansinės atskaitomybės dokumentų Registrų centrui laiku, dalyvavimas pirkimuose gali baigtis dar neprasidėjęs. Tačiau ne visi žino, kad net ir nepavėlavus pateikti dokumentų, rizika būti pašalintiems iš pirkimo procedūrų dėl finansinės atskaitomybės bei audito teisės aktų pažeidimo išlieka. Kaip tinkamai tvarkyti finansines ataskaitas, kad dalyvavimo viešuosiuose pirkimuose rogės neužklimptų?
Akcinių bendrovių įstatyme nustatyta, kad eilinis visuotinis akcininkų susirinkimas kasmet turi įvykti per keturis mėnesius nuo finansinių metų pabaigos. Čia tvirtinamas metinių finansinių ataskaitų rinkinys, o jeigu įmonėje auditas pagal įstatymus yra privalomas – pagal Akcinių bendrovių įstatymą tvirtinamas tik audituotas metinių finansinių ataskaitų rinkinys.
Antrasis žingsnis – dokumentų pateikimas Registrų centrui. Bendrovės metinių finansinių ataskaitų rinkinys kartu su vadovybės ataskaita ir auditoriaus išvada (jeigu auditas privalomas pagal įstatymus) turi būti pateiktas per 30 dienų nuo eilinio visuotinio akcininkų susirinkimo.
Tai reiškia, kad privalomasis auditas taip pat turi būti atliktas per tuos pačius keturis mėnesius nuo finansinių metų pabaigos.
Susirinkimas – laiku, patvirtinimas – per vėlai
Nors terminai ir reikalavimai atrodo gana paprastai, praktikoje matyti klaidų.
Dažniausia – kai visuotinis akcininkų susirinkimas yra sušaukiamas laiku, tačiau finansinės atskaitomybės dokumentus auditoriai patvirtina tą pačią dieną, kai jie yra teikiami Registrų centrui.
Gali atrodyti, kad visi reikalingi žingsniai atlikti, tačiau tokiu atveju kyla rizika būti pašalintiems iš viešojo pirkimo procedūrų dėl finansinės atskaitomybės ir audito teisės aktų pažeidimo. Taip yra todėl, kad susirinkime gali būti tvirtinamos tik audituotos ataskaitos. Tai, kad auditoriaus patvirtinimas gautas tik teikiant dokumentus, rodo, kad susirinkime buvo patvirtinti neaudituoti dokumentai.
Aiškūs terminai išorės auditoriams
Minėtas pažeidimas ne visuomet lemia tiekėjo pašalinimą iš pirkimo. Mat negalima automatiškai eliminuoti tiekėją. Kiekviena perkančioji organizacija konkrečiu atveju privalo atsižvelgti į keletą aspektų. Kiekvieną kartą turi būti įvertinamos pažeidimo padarymo aplinkybės, tiekėjo elgesys, pažeidimo mažareikšmiškumas, jo pasikartojimas ir kiti aspektai. Taip pat būtina vadovautis proporcingumo principu.
Dažniausiai šie pažeidimai yra padaromi dėl to, kad bendrovės neįvertina finansinės atskaitomybės dokumentų pateikimo registro tvarkytojui laiku svarbos. Taip pat dėl netinkamai sutartų sąlygų su išorės auditoriais.
Pavyzdžiui, praktikoje daugelis bendrovių yra sudarę sutartis su išorės auditorių bendrovėmis, kuriose nustatyti audito ataskaitų parengimo terminai sutampa su maksimaliais terminais – diena, kai ataskaitos turi būti teikiamos Registrų centrui. Visgi tokią praktiką reikėtų ištaisyti – bendrovėms rekomenduojama pasidaryti finansinės atskaitomybės dokumentų tvarkymo, tvirtinimo ir teikimo registro tvarkytojui vidinį auditą, peržiūrėti sutarčių su išorės auditoriais sąlygas, nusistatyti vidinius terminus ir atsakingus asmenis už atitinkamų veiksmų ir terminų laikymosi kontrolę, atitinkamai apsidraudžiant nuo bet kokių rizikų būti pašalintiems iš pirkimo dėl tokių pažeidimų pakartotinumo.
